Unter „Informationen“ können jegliche Informationen für die Eltern als PDF oder direkt in Textform hinterlegt werden. Diese Rubrik eignet sich für verschiedene Informationen, die Sie mit den Eltern Ihrer Einrichtung oder auch mit Ihrem Team teilen möchten. Dies könnte z. B. für Grundinformationen, welche die Eltern zum Kita-Beginn erhalten (z. B. „Verhaltensregeln Krankheiten“, „Betreuungskonzept“ etc.) oder für aktuelle Informationen (z. B. „Wochenbericht“ etc.) genutzt werden. Ebenso können auch sonstige Nachrichten an Gruppen (z. B. auch an das Team) direkt über die Informationen eingestellt werden.
Unter „Information erstellen“ kann der Name und eine Beschreibung pro Information hinzugefügt werden. Wenn Sie eine Information erst in der Zukunft veröffentlichen möchten, können Sie das gewünschte Datum und eine Uhrzeit unter „Veröffentlichungszeitpunkt in der Zukunft“ angeben. Eine Uhrzeit zu hinterlegen ist wichtig zu hinterlegen, da die Information sonst direkt veröffentlicht wird.
Unter „Gruppen“ können Sie auswählen, wer die Information erhalten soll. Voreingestellt erhalten alle Gruppen die Information. Mit Klick auf „Alle Gruppen“ öffnet sich die Untergliederung in Ihre einzelnen Hauptgruppen, Spezialgruppen sowie Team- und Elternbeiratsgruppen. Sie können nun auswählen, an welche Gruppen die Information versendet werden soll.
Wichtige Informationen können als „Favoriten“ gekennzeichnet werden. Eltern können sich dann über die App nur die Favoriten anzeigen lassen.
Jede Information kann durch ein Titelbild über „Bild hinzufügen“ ergänzt werden. Unterstützte Dateitypen sind: JPG, JPEG, PNG, GIF, HEIC. Ebenfalls können Sie eine Datei anhängen. Unterstützte Dateitypen sind: DOC, DOCX, PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC, TIFF, TIF, BMP, GIF.
Steuern Sie über die Funktion der „Push-Benachrichtigen“, ob Empfänger (Eltern/ Bezugspersonen und/oder Mitarbeiter) direkt bei der Erstellung eine Push-Benachrichtigung erhalten sollen.
Möchten Sie ein Dokument anhängen, das von den Eltern/ Bezugspersonen unterschrieben werden soll, dann muss dieses als PDF-Dokument über "Digitale Unterschriften" hochgeladen werden. Die Eltern können das Dokument am Smartphone mit dem Finger unterzeichnen und direkt zurücksenden. Es ist auch möglich, einen Namen oder "x" zum Ankreuzen von Feldern auf dem Dokument zu hinterlegen.
Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie bei der Information einen Gruppenchat über "Kommentare erlauben" zulassen. Wird kein Haken gesetzt, können die Eltern nicht auf die erstellte Information antworten (insofern keine interaktive Liste oder Teilnehmerliste hinterlegt wurde). Wird ein Haken gesetzt, so haben die Eltern die Möglichkeit, zu antworten. Alle Gruppenmitglieder können die Antwort sehen. Die Eltern werden explizit auf die öffentliche Weitergabe ihrer Antwort hingewiesen. Zusätzlich können sowohl Teilnehmerlisten als auch benutzerdefinierte interaktive Listen hinzugefügt werden.
Tipp: Der Administrator Ihrer Einrichtung kann in den Grundeinstellungen die Funktion "Informationen" aktivieren oder deaktivieren. Weiterhin kann der Administrator automatische Löschfristen hinterlegen. Informationen werden dann automatisch x Tage nach Erstellung gelöscht.
Verschickte Informationen können jederzeit über das „Auge“-Symbol angezeigt werden. Unter „Gelesen von“ können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Eltern die Information bereits geöffnet haben.
Eingestellte Informationen können zusätzlich auch per E-Mail verschickt werden. Hierzu werden sowohl Titel, Text und PDF-Anhang direkt in Ihr E-Mail-Programm übernommen. Dafür klicken Sie in der "Information" auf den Button "E-Mail senden".