Innerhalb des Punktes Gruppenstruktur können Kinder bzw. Bezugspersonen angelegt werden. Die einzelnen Kinder und Eltern/ Bezugspersonen können ganz einfach über den Reiter „Kinder“ in der Detailansicht der Gruppe hinzugefügt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit die Kinder per Import hinzuzufügen.
Wenn Sie das Zusatzmodul „Gruppenbuch“ nutzen, können Sie auch direkt über den Reiter Gruppenbuch die Kinder und Eltern/Bezugspersonen hinzufügen.
Das Video zeigt Ihnen die Anlage der Kinder über das Gruppenbuch sowie den Datenimport.
Wenn Sie die Kinder über den Reiter "Gruppenstruktur" anlegen, klicken Sie in der entsprechenden Gruppe auf den Reiter "Kinder".
In der Detailansicht der Gruppe unter "Kinder" finden Sie alle bereits hinzugefügten Kinder sowie die Anzahl der hinterlegten Eltern bzw. Bezugspersonen. Über den Button „Kind hinzufügen“ kann ein weiteres Kind der Gruppe hinzugefügt werden.
Mit Klick auf das "Auge"-Symbol oder den Namen des Kindes öffnet sich das Profil des Kindes im Gruppenbuch. Über die Icons „Stift“ und „Papierkorb“ können die angelegten Datensätze bearbeitet oder gelöscht werden.
Gruppenwechsel:
Beim Wechsel des Kindes in eine andere Gruppe kann das Kinderprofil mit Klick auf das "Pfeil"-Symbol in eine andere Gruppe verschoben werden. Sämtliche Datensätze und Verknüpfungen werden übernommen.
Bezugspersonen anlegen und verknüpfen
Pro Kind können beliebig viele Elternteile bzw. Bezugspersonen hinterlegt werden. Ebenso kann optional auch ein Profilbild für jedes Kind hinterlegt werden. Wird das Modul Gruppenbuch genutzt, kann pro Kind eingestellt werden, welche Person Angaben zum Kind eintragen kann.
Tipp: Die Einstellung "Darf Angaben zum Kind eintragen" ermöglicht das Einstellen und Verändern von Stammdaten zum Kind. Dabei handelt es sich um: Adresse, Geburtstag, Abholberechtige, Allergien, Medikamente & Unverträglichkeiten, Sonstiges, Notfallnummern.
Diese Daten werden ins Gruppenbuch übernommen, werden aber als zusätzliche Informationen hinterlegt, d.h. die Daten der Eltern überschreiben nicht die von der Einrichtung intern hinterlegten Informationen zum Kind. Die von der Einrichtung hinterlegten Daten werden den Eltern nicht angezeigt.
Beim Anlegen der Kinder können Sie entscheiden, wie die Eltern die Verknüpfung mit der Einrichtung herstellen können. Dies geht über die Verknüpfung per Aktivierungscode oder über die Verknüpfung per E-Mail Adresse.
Nachdem die Eltern/Bezugspersonen angelegt wurden, kann das Kinderprofil jederzeit erneut über das Stiftsymbol aufgerufen werden.
Erstellen der Verknüpfung über den Aktvierungscode
Wenn Sie die Verknüpfung der Eltern- und Bezugspersonen über den Aktivierungscode vornehmen wollen, wählen Sie bitte unter Aktivierungsmethode Aktivierungscode aus.
Nach Eingabe des Namens der Bezugsperson und Auswahl der Aktivierungsmethode speichern Sie das neu angelegte Kind. Im Anschluss an die Speicherung wird der Aktivierungscode automatisch generiert und kann einzeln über das PDF-Symbol ausgedruckt werden. Sie können die Aktivierungscodes aller nicht aktivierter Eltern auch gesammelt ausdrucken.
Hat sich ein Elternteil bereits registriert und mit seinem Aktivierungscode freigeschaltet, so wird die zur Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie der Zeitpunkt der Aktivierung hinterlegt. Sofern der Aktivierungscode noch nicht verwendet wurde, ist dieser weiterhin ersichtlich und kann jederzeit erneut gedruckt werden.
Hinweis zum Aktivierungscode:
Der Aktivierungscode verknüpft den Nutzer mit dem jeweiligen Kinderprofil. Nach einmaliger Eingabe verliert dieser an Gültigkeit.
Haben Eltern mehrere Kinder bzw. Geschwister in der Kita, so wird jedes Kind angelegt und die Eltern erhalten jeweils pro Kind einen Aktivierungscode. Die Eltern können sich in der App mit einem der beiden Aktivierungscodes freischalten und anschließend unter "Mein Profil" einen weiteren Aktivierungscode hinzufügen.
Aktivierungscodes gesammelt drucken
Eine Sammeldatei über alle Aktivierungscodes der Eltern/ Bezugspersonen Ihrer Einrichtung finden Sie unten auf der Seite der Gruppenstruktur sowie des Gruppenbuchs. ("Aktivierungscodes drucken") Diese Datei aktualisiert sich ständig, so dass Ihnen immer nur die noch nicht aktivierten Bezugspersonen angezeigt werden.
Die Ausdrucke können an die Eltern/Bezugspersonen zusammen mit dem Elterninformationsschreiben ausgeteilt werden. Dieses finden Sie auf der Home-Oberfläche unter Elterninformationen. Die ist eine allgemeine Information zur KIKOM App, wie sie heruntergeladen werden kann und wie die Registrierung bzw. Aktivierung funktioniert.
Aktivierungscode ungültig:
Sollte ein Aktivierungscode nicht mehr gültig sein, die Eltern aber dennoch nach einem Code gefragt werden, kann es sein, dass sich die Eltern mit einer neuen E-Mail-Adresse angemeldet haben. In so einem Fall hilft es, zum Kind über Bearbeiten nachzusehen, welche E-Mail-Adresse zur Bezugsperson hinterlegt wurde. Melden sich die Eltern mit der hinterlegten E-Mail-Adresse an, werden sie nicht mehr nach dem Aktivierungscode gefragt. Falls die hinterlegte E-Mail-Adresse nicht mehr verwendet werden soll, kann die Bezugsperson auch komplett entfernt und neu angelegt werden. Durch das Neuanlegen generiert sich dann ein Aktivierungscode, der an die Eltern weitergegeben werden kann.
Erstellen der Verknüpfung über die E-Mail Adresse
Wenn Sie die Verknüpfung der Eltern- und Bezugspersonen über die E-Mail-Adresse vornehmen wollen, wählen Sie bitte unter Aktivierungsmethode E-Mail-Adresse zur Verknüpfung aus und geben die E-Mail-Adresse der Bezugsperson an.
Achten Sie beim Eintragen auf die korrekte Schreibweise. Soll eine Adresse später geändert werden, legen Sie die Bezugsperson einfach neu an.
Nachdem Sie die Bezugsperson angelegt haben, kann die Bezugsperson sich in der App mit der eigenen E-Mail Adresse registrieren. Nach erfolgreicher Registrierung wird der entsprechenden Bezugsperson eine Verknüpfungsaufforderung direkt in der KIKOM-App angezeigt.
Bezugspersonen können eine Einladung ablehnen. Sie können anschließend erneut einladen. Gleichen Sie vorher die Adresse mit der Familie ab – eine Ablehnung ist häufig ein Hinweis darauf, dass die Einladung bei der falschen Person gelandet ist.
Eine Person kann mehrere Einladungen gleichzeitig erhalten, etwa für Geschwisterkinder oder mehrere Einrichtungen. Jede wird einzeln angenommen oder abgelehnt.
Wichtig: KIKOM versendet aus Sicherheitsgründen keine E-Mail – die Adresse dient ausschließlich der Zuordnung. Fordern Sie die Bezugsperson daher selbst zur Registrierung auf.
Im Kind-Datensatz sehen Sie an der Kennzeichnung „Verknüpfung ausstehend", wer noch nicht verknüpft ist.
