Aktivierung durch den KYC-Prozess:
KIKOM Pay ist ein fortschrittliches Treuhandsystem, das in Zusammenarbeit mit dem von der BaFin lizenzierten E-Geld Dienstleister VR Payment (zugehörig zur Volksbanken-Raiffeisen-Gruppe) betrieben wird. Die Zahlungen, die von den Eltern geleistet werden, fließen in virtuelle Unterkonten, die den jeweiligen Einrichtungen zugeordnet sind.
Um an diesem System teilnehmen zu können, ist eine Freigabe im Rahmen eines KYC-Prozesses durch den Träger erforderlich. Dieser Prozess wird Ihnen nun schrittweise erläutert:
- Beginnen Sie damit, die “Grundeinstellungen” in Ihrem System zu öffnen. Navigieren Sie zum Reiter “Module” und setzen Sie bei dem Unterpunkt “KIKOM Pay” zwei Haken. Mit dem ersten Haken bestätigen Sie, dass VR Payment als Unterauftragnehmer für die Datenverarbeitung hinzugefügt wird. Der zweite Haken aktiviert das Modul KIKOM Pay für Ihre Nutzung.
Bitte folgen Sie diesen Schritten sorgfältig, um eine reibungslose Implementierung und Nutzung von KIKOM Pay zu gewährleisten.
Im Anschluss steht Ihnen "KIKOM Pay" als Reiter innerhalb Ihres Einrichtungsaccounts zur Verfügung. Sobald Sie diesen Reiter öffnen, bekommen Sie zunächst den Hinweis, dass die Konfiguration derzeit unvollständig ist.
Bitte klicken Sie innerhalb des Menüpunkts “KIKOM Pay” auf den Reiter "Einstellungen". Dort hinterlegen und speichern Sie Ihre Bankverbindung sowie die Kontaktdaten. Diese Informationen sind essentiell, um Ihnen die entsprechenden Dokumente im Anschluss bereitstellen zu können.
Sobald alle benötigten Daten hinterlegt worden sind, wird KIKOM Pay vorbereitet. Nach einer Minute muss die Seite aktualisiert werden, um mit dem Prozess beginnen zu können.
Nachdem dieser Vorgang beendet wurde, öffnet sich der Hinweis, dass der KYC-Prozess nun als nächster Schritt in der Aktivierung von KIKOM Pay erforderlich ist.
Nach dem Klick auf "KYC-Prozess starten" öffnet sich das Eingabefeld aller benötigten Daten zur Aktivierung von KIKOM Pay.
Hier werden nun alle Datensätze hinterlegt, die für für die Aktivierung benötigt werden.
Im Rahmen der Know Your Customer (KYC)-Richtlinien möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die Möglichkeit besteht, für mehrere Einrichtungen Ihres Unternehmens gleichzeitig eine KYC-Prüfung vorzunehmen. Neben den bereits in unserem System KIKOM registrierten Einrichtungen können Sie zusätzliche Betriebsstätten in den Prüfungsprozess aufnehmen. Dies ermöglicht eine umfassende und vorzeitige Überprüfung, wodurch eine spätere Wiederholung des Prozesses für jede einzelne Einrichtung entfällt. Wir empfehlen, von dieser effizienten Vorgehensweise Gebrauch zu machen, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und eine durchgängige Compliance zu gewährleisten.
Nachdem Sie die Hinzufügung aller Betriebsstätten gemäß Ihren Anforderungen abgeschlossen haben, möchten wir Sie bitten, die erstellte Standortliste auszudrucken und eigenhändig zu unterschreiben. Dies dient der Bestätigung Ihrer Angaben.
Nach der vollständigen Eingabe und Überprüfung aller notwendigen Daten, steht Ihnen die Option zur Verfügung, die zwei automatisch erstellten Dokumente herunterzuladen. Diese können Sie anschließend im PDF-Format exportieren und für Ihre Unterlagen ausdrucken.
Bitte laden Sie alle unterzeichneten Dokumente anschließend in unserem System hoch, um den Vorgang zu vervollständigen.
Bitte beachten Sie, dass eine nachträgliche Veränderung der automatisch generierten Dokumente nicht möglich ist. Es ist erforderlich, dass Sie lediglich Ihre Unterschrift auf den Dokumenten hinterlegen. Der Servicevertrag, der Zahlungsdienstleistungsvertrag, sowie die Standortliste sind dementsprechend zu unterschreiben, einzuscannen und anschließend in den vorgesehenen Bereichen unseres Systems hochzuladen.
Des Weiteren bitten wir Sie, den Handelsregisterauszug, die Gesellschafterliste des Trägers sowie die zuvor erstellte Standortliste der Betriebsstätten in digitaler Form bereitzustellen.
Im Falle, dass aus den vorliegenden Unterlagen nicht eindeutig hervorgeht, ob eine Person zur Unterzeichnung befugt ist, wie es beispielsweise bei einem Stadtratsbeschluss oder einer offiziellen Ernennung zu der Befugnis der Fall sein könnte, ist es erforderlich, dass die betreffende Person einen entsprechenden Nachweis der Handlungsvollmacht hochlädt. Dies dient der Bestätigung ihrer Berechtigung, im Namen der Einrichtung oder des Trägers rechtsverbindliche Signaturen zu leisten.
Durch den Klick auf "JETZT AKTIVIEREN" wird eine ZIP-Datei an den Unterauftragsnehmer zugeschickt. VR-Payments prüft die entsprechenden Unterlagen mit einer Bearbeitungszeit von max. 7 Werktagen.
Als abschließender Schritt des Legitimationsprozesses ist das Video-Ident-Verfahren durchzuführen. Sie können dieses Verfahren starten, indem Sie auf den Button “Video-Ident-Verfahren” klicken. Im Rahmen dieses Prozesses werden Sie gebeten, Ihren Personalausweis vor die Kamera zu halten und Ihr Gesicht mithilfe der Webcam aufzunehmen, um Ihre Identität zu bestätigen. Dieses nimmt circa fünf Minuten Zeit in Anspruch.
Nach erfolgreicher Überprüfung und Annahme Ihrer Daten, wird KIKOM-Pay für Ihre Einrichtung(en) freigeschaltet. Ab diesem Zeitpunkt steht Ihnen KIKOM Pay als Bezahlsystem zur Verfügung und Sie können den Dienst für Ihre Transaktionen derzeit nur in Kombination mit Speiseplanung PRO nutzen.
Wir wünschen Ihnen einen reibungslosen Start und stehen Ihnen bei Fragen oder für Unterstützung gerne zur Seite.